Système participatif d’amélioration durable

🔧 Système participatif d’amélioration durable : tout part de la "R.I.A (Réunion Interne Annuelle)" 

Chez Nerepix, nous avons mis en place depuis plus de 15 ans une méthode simple et puissante pour améliorer en continu notre fonctionnement : la RIA, pour Réunion Interne Annuelle. 

Le principe est le suivant : 

• Une fois par an, toute l’entreprise se réunit (gérants, salariés, alternants, stagiaires, parfois même certains prestataires très proches de l'entreprise). 

• Un tableau est proposé avec quatre colonnes : 

• Tout à gauche "--" : Ce qui doit être amélioré d’urgence .
• Puis "-" : Ce qui mériterait d’être amélioré.
• Puis "+" : Ce qui est déjà bien et peut être optimisé.
• Et enfin "++" : Ce qui est exemplaire et à préserver à tout prix. 

Le déroulé est codifié : 

• La dernière personne arrivée dans l’entreprise commence, avec 1 à 2 minutes pour s’exprimer librement.
• Puis chaque personne prend la parole à tour de rôle, en remontant dans l’ordre d’ancienneté, jusqu’au fondateur (les personnes ayant déjà pris la parole peuvent continuer d'intervenir si elles le souhaitent).
• Chacun peut ajouter, commenter, ou appuyer (”+1”) des points évoqués précédemment.
• Liberté totale d’expression, sans jugement, dans une logique constructive : immunité diplomatique garantie. 

À la fin, on obtient une photographie sincère et collective des points forts, des irritants et des axes de progrès à traiter dans l’année. 

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🔄 Un outil au cœur d’un dispositif global d’intelligence collective 

La R.I.A n’est pas isolée : elle s’intègre dans un écosystème d’écoute continue et d’amélioration partagée, animé par le pôle QVCT / RSE (deux salariés + deux gérants qui se réunissent chaque lundi matin pendant 30 à 60 minutes + des missions insérées dans les plannings de toute l'équipe suite à cette réunion). Toutes les actions qui peuvent être mises en place sont issues de différents "canaux d'acquisition" : 

• La Réunion Interne Annuelle (et parfois ce qui reste des années précédentes)
• Les enquêtes de satisfaction client (systématique à chaque fin de projet)
• Les entretiens individuels salariés (hors échanges confidentiels)
• Entretiens de mi-parcours (stagiaires / alternants)
• Rapports d’étonnement (15j après l'arrivée d'un collaborateur / stagiaire / alternant)
• Remontées informelles (pause déjeuner / échanges dans les bureaux ou avec des partenaires de l'entreprise)
• Participation à des réunions extérieures, notamment avec Normandie Equitable (Surtout sur le volet RSE et ESS) et le QVCT Lab ou groupes d'entraides pour les chefs d'entreprise, ou autres réseaux professionnels. 

Toutes ces informations sont centralisées dans un grand tableau de suivi parcouru chaque semaine par le pole QVCT / RSE qui remonte les actions prioritaires (ou éventuellement en ajoute de nouvelles en fonction des événements de la semaine passées) et détermine lesquelles sont prioritaires. 

En résumé, lors de cette réunion hebdomadaire les deux actions suivantes sont menées : 

1. Identifier les actions prioritaires
2. Les planifier ou les soumettre à vote (sur un logiciel interne) si elles concernent les collaborateurs et/ou une prise de décision / réflexion collective 

Exemple : pour un changement de mutuelle, les prestataires rencontrent les collaborateurs concernés, qui votent ensuite en interne. 

Les gérants ne participent pas au vote s’ils ne sont pas concernés mais appliquent la décision prise par la majorité. 

Exemples des principales actions concrètes qui ont pu être mises en place depuis 15 ans grâce à ce systeme (liste très loin d'être exhaustive) : 

• Changement de tous les bureaux par des bureaux individuels assis debout électriques + chaise ergonomiques,
• Séminaire annuel de cohésion avec présentation du bilan, activité créatives et réflexives (est également une source d'actions pour le pôle RSE/QVCT),
• Deux chats font partie intégrante du "personnel", elles vivent dans les locaux avec les salariés,
• Tri, pesée, recyclage voire réutilisation mais surtout réduction des déchets,
• Elaboration collective, chaque année, des avantages salariaux qui seront mis en places l'année suivante (meilleure mutuelle, meilleure prise en charge mutuelle, primes collectives, chèques vacances, aménagement des horaires, CE externalisé, avantage négociés auprès de certains clients (réductions, cartes fidélités, etc),
• Mise en place de mentorat et partenariats (par ex, les gérants auprès d'autres jeunes dirigeants, ou les salariés auprès des alternants pour leur mémoires),
• Ancrage local fort, avec partenariats (BBC, Festival Beauregard, CPME Normandie, Normandie Equitable, QVCT Lab, Swing DDay, Normandie Attractivité, etc).
• Mise en place d'une ludothèque collaborative : chacun peut apporter ses jeux, qui sont badgés, et peuvent être utilisés et aussi empruntés par les autres,
• Création d'une bande dessinée à l'effigie de l'entreprise pour raconter les péripéties internes vécues par les collaborateurs,
• Mise en places de dispositifs pour améliorer la QVT (Bouillottes, protections périodiques, douchette de WC, ...)
• Re-décoration et réaménagement des bureaux, cafétéria, avec implication des salariés et DIY, changement des radiateurs, diagnostic thermique, changement néons froids par dalle LED avec une couleur plus chaleureuse,
• Amélioration continue de la qualité service client, renfort des temps de réponse aux clients, amélioration collective des process, etc ...
• Respect de la parité au maximum (si on omet les chats :D) : 5 femmes, 5 hommes.
• Conception d'un manifeste d'entreprise (raison d'être), etc.
• Conception d'un "baromètre" de l'humeur de l'équipe pour avoir une conscience précise de la santé mentale de l'équipe
• Mise en place d'un podcast, suggéré, conçu et animé par l'équipe (A Caen la Com')

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♻️ Un cycle vertueux, ancré dans la R.S.E

Ce fonctionnement permet à Nerepix de :
    •    Progresser en continu
    •    S’améliorer sur les 7 piliers de la RSE
    •    Et surtout, renforcer la Qualité de Vie et des Conditions de Travail (QVCT) de l’équipe

Chaque année, on fait le bilan, et on relance un nouveau cycle.
Simple, humain, évolutif.